VALKEAKOSKEN ENERGIA OY:N TIETOSUOJASELOSTE – MARKKINOINTIREKISTERI
Laatimispäivämäärä: 8.5.2018
1. Rekisterinpitäjä
Valkeakosken Energia Oy Y-tunnus: 1032198-3
Käyntiosoite: Teollisuustie 12, 37600 VALKEAKOSKI
Postiosoite: PL 89, 37601 VALKEAKOSKI
Puhelin: 03 5691 101
Sähköposti: valkeakosken.energia@valkeakoski.fi
2. Rekisteriasioista vastaava henkilö
Erik Liljeström
Markkinointipäällikkö
erik.liljestrom@valkeakoski.fi
Puh. 040 335 5560
3. Rekisterin nimi
Valkeakosken Energia Oy:n markkinointirekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn perusteet ja tarkoitus
Henkilötietojen käsittely perustuu Valkeakosken Energia Oy:n oikeutettuun perusteltuun ja oikeutettuun intressiin viestiä ja markkinoida palveluistaan. Tämän oikeutetun edun mukaisesti henkilötietoja voidaan käyttää Valkeakosken Energia Oy:n markkinointiin, suoramarkkinointiin, mielipide- tai markkinatutkimukseen tai muihin osoitteellisiin lähetyksiin. Tietoja voidaan käyttää myös kampanjoihin liittyvissä kilpailuissa itse kilpailun toteuttamiseen ja mahdollisten palkintojen toimittamiseen.
Valkeakosken Energia Oy:llä on oikeutettu etu käyttää markkinoinnin kautta kertyvää tietoa myös palveluidensa ja viestintänsä kehittämiseen. Käytännössä tällainen henkilötietojen käsittely pitää sisällään markkinoinnissa kertyneiden tietojen ja markkinoinnin vaikutusten analysointia, jonka pohjalta Valkeakosken Energia Oy voi muokata markkinoinnin tai tarjottavien palveluiden sisältöä.
Markkinointia voidaan kohdentaa erilaiseen segmentointiin perustuen. Segmentoinnissa käytettävät luokat voivat perustua rekisteröidyn ikään, asuinalueeseen, aiemmin hankkimiin tuotteisiin tai palveluihin tai muihin aiempiin kontakteihin.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää seuraavia tietoja:
Nimi, ikä tai syntymävuosi, sukupuoli, äidinkieli, puhelinnumerot, sähköpostiosoite ja muu sähköinen osoitetieto, asiakkaan ilmoittamat suoramarkkinoinnin luvat ja -kiellot sekä yksi muu rekisteröityä koskeva tunnistetieto.
Lisäksi rekisteri sisältää tietoa suoritetuista markkinointitoimenpiteistä ja mahdollisesta aiemmasta asiakassuhteesta.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään mm. hänen osallistuessaan Valkeakosken Energia Oy:n markkinointiarpajaisiin tai kilpailuihin. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös Valkeakosken Energia Oy:n asiakasrekisteristä, Väestötietojärjestelmästä, Suomen Asiakastiedon rekisteristä, ASML Suomen asiakkuusmarkkinointiliiton ylläpitämästä kieltorekisteristä sekä muilta luotettavilta tahoilta, kuten viranomaisilta ja markkinointiin liittyviä palveluja tarjoavilta yrityksiltä.
7. Tietojen säännönmukaiset siirrot ja luovutukset
Asiakkaan tiedot voidaan toimittaa sellaisille tahoille, joille Valkeakosken Energia Oy on ulkoistanut markkinoinnin toteuttamiseen liittyviä toimenpiteitä. Valkeakosken Energia Oy huolehtii sopimuksin siitä, etteivät nämä tahot käsittele henkilötietoja muutoin kuin Valkeakosken Energia Oy:n mukaisia ohjeita ja tätä tietosuojaselostetta noudattaen.
8. Henkilötietojen säilytys
Valkeakosken Energia Oy huolehtii aktiivisin toimenpitein markkinointirekisteriin tallennettujen tietojen ajantasaisuudesta. Valkeakosken Energia säilyttää henkilötietoja markkinointirekisterissä, kunnes rekisteröity kieltää markkinoinnin. Tämän jälkeen rekisterissä voidaan kuitenkin säilyttää edelleen tieto markkinointia koskevasta kiellosta. Tietoja poistetaan myös silloin, kun Valkeakosken Energia Oy saa tiedon siitä, ettei rekisteröity enää asu tai omista kiinteistöä tai asuntoa Valkeakosken Energia Oy:n toiminta-alueella.
9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Valkeakosken Energia Oy käyttää suoramarkkinoinnissa ja viestinnässä MailChimp-sähköpostipalvelua. Kyseessä on yhdysvaltalainen yhtiö, jolloin henkilötietoja siirretään palvelun kautta Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Henkilötiedot on kuitenkin suojattu henkilötietolain edellyttämällä tavalla. Lisätietoja on MailChimpin verkkosivuilla (englanniksi).
10. Rekisterin suojauksen periaatteet
Markkinointirekisterin tiedot kerätään tietokantoihin, jotka on suojattu palomuurein, salasanoin sekä muilla teknisillä keinoilla. Tietoihin on käyttöoikeus vain Valkeakosken Energia Oy:n palveluksessa olevilla henkilöillä tai sen valtuuttamilla toimijoilla, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään. Valkeakosken Energia Oy edellyttää henkilöstöltään ja yhteistyökumppaneilta sitoutumista asiakastietojen salassapitoon. Heillä on käytössään käyttäjätunnukset ja salasanat. Manuaalisessa muodossa olevaa aineistoa säilytetään Valkeakosken Energia Oy:n valvotuissa toimitiloissa.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut häntä itseään koskevat henkilötiedot ja saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista.
Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia henkilötietojensa korjaamista tai poistamista, jos tiedot ovat virheellisiä, tarpeettomia, puutteellisia tai vanhentuneita.
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa käsittelytoimia, joita Valkeakosken Energia Oy kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia Valkeakosken Energia Oy:tä rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa Valkeakosken Energia Oy:n vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.
Edellä mainittuihin rekisteröidyn oikeuksiin liittyvät pyynnöt ovat lähtökohtaisesti maksuttomia ja ne tulee lähettää rekisterinpitäjälle selosteen kohdassa 2. osoitettuja yhteystietoja käyttäen.
Mikä tahansa oikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos Valkeakosken Energia Oy ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
12. Muutokset rekisteriselosteeseen
Valkeakosken Energia Oy voi tehdä muutoksia tähän rekisteriselosteeseen, mikäli henkilötietojen käsittelyn tavat tai tarkoitukset muuttuvat. Olennaisista muutoksista voidaan tapauskohtaisesti tiedottaa esimerkiksi Valkeakosken Energia Oy:n verkkosivuilla tai ne voidaan kommunikoida suoraan rekisteröidyille, mikäli soveltuva lainsäädäntö tätä vaatii. Rekisteriselosteen sisältö kannattaa kuitenkin tarkistaa säännöllisesti.
