VALKEAKOSKEN ENERGIA OY:N TIETOSUOJASELOSTE – ASIAKASTIETOREKISTERI JA PUHELUTALLENTEET

Laatimispäivämäärä: 15.5.2018

1. Rekisterinpitäjä

Valkeakosken Energia Oy
Y-tunnus: 1032198-3
Käyntiosoite: Roineenkatu 24, 37600 VALKEAKOSKI
Postiosoite: PL 89, 37601 VALKEAKOSKI
Puhelin: 03 5691 101
Sähköposti: valkeakosken.energia@valkeakoski.fi

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Yleisen asiakastietorekisterin osalta:
Mervi Aalto
Projektivastaava
mervi.aalto@valkeakoski.fi
Puh. 040 335 5573

Puhelutallenteiden osalta:
Erik Liljeström
Asiakaspalvelupäällikkö
erik.liljestrom@valkeakoski.fi
Puh. 040 335 5560

3. Rekisterin nimi

Valkeakosken Energia Oy:n asiakastietorekisteri ja puhelutallenteet

4. Henkilötietojen käsittelyn perusteet ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittely perustuu ensisijaisesti asiakkaan ja Valkeakosken Energia Oy:n välisen sopimuksen toteuttamiseen, sekä sähkön, kaukolämmön, maakaasun, valokuidun ja aurinkovoimalan asiakaspalvelun toteuttamiseen. Siltä osin, kun henkilötietoja käsitellään laajemmin, kuin mitä sopimuksen toteuttaminen vaatii, on käsittelyn perusteena Valkeakosken Energia Oy:n oikeutettu etu ylläpitää ja kehittää asiakassuhteita ja palveluitaan ja neuvoa asiakkaitaan ja sopimusta valmistelevia, tulevia asiakkaitaan. Oikeutetun edun alla tapahtuvaa käsittelyä ovat myös asiakasrekisterin tietojen perusteella suoritettavat markkinointitoimet. Lisäksi sähkönkulutukseen liittyvä henkilötietojen käsittely perustuu Valkeakosken Energia Oy:tä velvoittavaan sähkömarkkinalakiin (588/2013).

Valkeakosken Energia Oy käyttää asiakkaiden henkilötietoja soveltuvan tietosuojasääntelyn mukaisesti seuraaviin tarkoituksiin:

  • asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
  • tuotteiden ja palveluiden tarjoaminen ja toimitus
  • maksaminen, maksujen valvonta ja perintä
  • rekisterinpitäjän tuotteiden ja palveluiden markkinointi ja etämyynti
  • rekisterinpitäjän liiketoimintojen kehittäminen ja siihen liittyvän asiakaspalvelun kehittäminen
  • väitteiltä puolustautuminen
  • kirjanpito

Valkeakosken Energia Oy tallentaa asiakaspalvelupuhelut. Asiakasta informoidaan keskustelun tallentamisesta puhelun alussa automaattisella äänitiedotteella. Peruste puheluiden tallentamiselle on Valkeakosken Energia Oy:n oikeutettu etu, joka liittyy asiakaspalvelijoiden koulutukseen ja palvelun laadun kehittämiseen. Puhelinpalvelussa tallennettuja nauhoitteita voidaan käyttää Valkeakosken Energia Oy:n liiketoiminnan toteuttamiseen, sekä erilaisten väitteiltä puolustautumiseen liittyvän oikeutetun edun nojalla myös sopimusten ja laskutusasioiden palvelutapahtumien varmentamiseen.

5. Rekisterin tietosisältö ja vaadittavat tiedot

Yleisesti asiakasrekisteriin kerätään asiakkaan nimi, henkilötunnus (yrityksiltä y-tunnus), osoite- ja yhteystiedot sekä käyttöpaikkaan liittyvät tiedot ja kulutustiedot. Sellaisilta asiakkailta, joiden kanssa Valkeakosken Energia Oy solmii johtoalueen käyttöoikeussopimuksen tai muun maanvuokrasopimuksen, kerätään lisäksi asiakkaan omistaman tilan nimi ja kiinteistörekisterinumero.

Lisäksi rekisteri sisältää tiedon suostumuksesta sähköposti, tekstiviesti- ja muilla automaattisilla järjestelmillä tiedotukseen ja markkinointiin sekä mahdolliset suoramarkkinointikiellot.

Puhelutallenteiden tietosisältönä on asiakkaan itsensä ilmoittamat tiedot, joita ovat esimerkiksi: henkilön yksilöintitiedot (nimi, henkilötunnus), osoitetiedot, puhelinnumero sekä erilaiset syyt, joiden vuoksi asiakas on palvelunumeroon soittanut (esim. sopimuksen muuttaminen, katkot palveluissa, uuden sopimuksen perustaminen, muutos henkilötiedoissa jne.).

Mikäli asiakas kieltäytyy sopimuksen toteuttamista varten tarvittavien perustietojensa ja kulutustietojen luovuttamisesta Valkeakosken Energia Oy:lle, ei asiakkaalle välttämättä voida tarjota hänen toivomiaan tuotteita tai palveluita. Vastaavasti, mikäli asiakas ei esimerkiksi vikailmoituksen yhteydessä luovuta tarpeellisia tunnistamistietoja ja sopimukseen liittyviä tietoja, ei tällaiseen ilmoitukseen voida välttämättä reagoida asiakkaan toivomalla tavalla.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja hankitaan pääsääntöisesti asiakkaalta itseltään (mm. tarjouspyyntöjen, tilausten, sopimusten ja muiden kontaktien yhteydessä). Osa tiedoista saadaan Valkeakosken Energia Oy:n lomaketietorekisterin kautta, jonne tallentuvat asiakkaiden sähköisten asiointilomakkeiden kautta tekemät yhteydenotot (ks. lisää lomaketietorekisteristä https://valkeakoskenenergia.fi/sopimusehdot-ja-rekisterit/).Tietoja tallentuu myös palveluiden tai tuotteiden käytöstä. Asiakastietoja saadaan myös muilta energiayhtiöiltä sähkömarkkinoiden tiedonvaihdon sääntöjen mukaisesti.

Puhelutallenteiden osalta tiedot kerätään suoraan asiakkaalta puhelun yhteydessä.

7. Tietojen säännönmukaiset siirrot ja luovutukset

Asiakkaan tiedot voidaan toimittaa sellaisille tahoille, joille Valkeakosken Energia on ulkoistanut asiakkaan kanssa solmitun sopimuksen mukaisten palveluiden tai tässä tietosuojaselosteessa esitettyjen henkilötietojen käsittelytoimien toteuttamista.  Tällaisia tahoja ovat sähkö- tai kaukolämpöverkon huoltoon ja ylläpitoon osallistuvat palveluntarjoajat, IT-palveluntarjoajat sekä Valkeakosken Energia Oy:n käyttämät konsultit tai vuokratyöntekijät. Valkeakosken Energia Oy huolehtii sopimuksin siitä, etteivät nämä tahot käsittele henkilötietoja muutoin kuin Valkeakosken Energia Oy:n mukaisia ohjeita ja tätä tietosuojaselostetta noudattaen.

Rekisterin tietoja voidaan luovuttaa sähkömarkkinalain säännösten edellyttämällä tavalla muille sähkömarkkinaosapuolille. Valkeakosken energia voi luovuttaa henkilötietoja myös viranomaisille, lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Lisäksi yksittäistapauksissa henkilötietoja voidaan luovuttaa ulkopuolisille palveluntuottajille, kuten Lupapisteelle, mikäli rekisteröidyllä voidaan olettaa olevan tieto tällaisen luovutuksen tapahtumisesta.

8. Henkilötietojen säilytys

Valkeakosken Energia Oy säilyttää henkilötietoja asiakassuhteen ajan. Asiakassuhteen päättymisen jälkeen asiakastietoja voidaan säilyttää rekisterissä vielä passiivisesti kirjanpidollisista syistä, sekä mahdollisilta väitteiltä puolustautumiseksi enintään 10 vuoden ajan.

Asiakassuhteen päättyessä asiakkaan perustiedot ja tieto aiemmista sopimuksista voidaan siirtää Valkeakosken Energia Oy:n markkinointirekisteriin, jonka alla tapahtuvasta henkilötietojen käsittelystä voit lukea lisää markkinointirekisterin tietosuojaselosteesta osoitteessa https://valkeakoskenenergia.fi/sopimusehdot-ja-rekisterit/.

Puhelintallenteita säilytetään yhden (1) vuoden ajan.

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Valkeakosken Energia Oy käyttää suoramarkkinoinnissa ja viestinnässä MailChimp-sähköpostipalvelua. Kyseessä on yhdysvaltalainen yhtiö, jolloin henkilötietoja siirretään palvelun kautta Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Henkilötiedot on kuitenkin suojattu henkilötietolain edellyttämällä tavalla. Lisätietoja on MailChimpin verkkosivuilla (englanniksi). Puhelutallenteita ei luovuteta MailChimpille.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Asiakasrekisterin tiedot kerätään tietokantoihin, jotka on suojattu palomuurein ja salasanoin. Käyttöoikeudet määrittelee rekisteriasioista vastaava henkilö.

Palvelinlaitteet on sijoitettu lukittuihin tiloihin, joihin on pääsy vain omalla tai yhteistyökumppaneiden henkilöstöllä. Tietoihin on käyttöoikeus vain Valkeakosken Energia Oy:n palveluksessa olevilla henkilöllä tai sen valtuuttamilla toimijoilla, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.

Valkeakosken Energia Oy edellyttää henkilöstöltään ja yhteistyökumppaneilta sitoutumista asiakastietojen salassapitoon. Tietojärjestelmiin pääsy on mahdollista vain henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Manuaalisessa muodossa olevaa aineistoa säilytetään Valkeakosken Energia Oy:n käytössä olevissa toimitiloissa, jotka on valvottu ulkopuolisilta henkilöiltä. Asiakkaan tietoja saavat käsitellä vain ne Valkeakosken Energia Oy:n tai palveluntarjoajan työntekijät, jotka tarvitsevat niitä kohdassa 4 kuvattujen tarkoitusten toteuttamiseen työtehtäviensä yhteydessä.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut häntä itseään koskevat henkilötiedot ja saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista.

Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia henkilötietojensa korjaamista tai poistamista, jos tiedot ovat virheellisiä, tarpeettomia, puutteellisia tai vanhentuneita.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa käsittelytoimia, joita Valkeakosken Energia Oy kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia Valkeakosken Energia Oy:tä rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa Valkeakosken Energia Oy:n vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

Siltä osin, kun rekisteröity on itse toimittanut rekisteriin tietoja tai rekisteriin on suoraan rekisteröidyn toiminnan seurauksena syntynyt tietoja, joita käsitellään asiakkaan ja Valkeakosken Energia Oy:n välisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi tai rekisteröidyn antaman suostumuksen nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos tämä on teknisesti mahdollista.

Edellä mainittuihin rekisteröidyn oikeuksiin liittyvät pyynnöt ovat lähtökohtaisesti maksuttomia ja ne tulee lähettää rekisterinpitäjälle selosteen kohdassa 2. osoitettuja yhteystietoja käyttäen.

Mikä tahansa oikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos Valkeakosken Energia Oy ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

12. Muutokset rekisteriselosteeseen

Valkeakosken Energia Oy voi tehdä muutoksia tähän rekisteriselosteeseen, mikäli henkilötietojen käsittelyn tavat tai tarkoitukset muuttuvat. Olennaisista muutoksista voidaan tapauskohtaisesti tiedottaa esimerkiksi Valkeakosken Energia Oy:n verkkosivuilla tai ne voidaan kommunikoida suoraan rekisteröidyille, mikäli soveltuva lainsäädäntö tätä vaatii. Rekisteriselosteen sisältö kannattaa kuitenkin tarkistaa säännöllisesti.