VALKEAKOSKEN ENERGIA OY:N TIETOSUOJASELOSTE – LOMAKETIETOREKISTERI
Laatimispäivämäärä: 8.5.2018
1. Rekisterin ylläpitäjä
Valkeakosken Energia Oy
Y-tunnus: 1032198-3
Käyntiosoite: Teollisuustie 12, 37600 VALKEAKOSKI
Postiosoite: PL 89, 37601 VALKEAKOSKI
Puhelin: 03 5691 101
Sähköposti: valkeakosken.energia@valkeakoski.fi
2. Rekisteriasioista vastaava henkilö
Erik Liljeström
Markkinointipäällikkö
erik.liljestrom@valkeakoski.fi
Puh. 040 335 5560
3. Rekisterin nimi
Valkeakosken Energia Oy:n lomaketietorekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn perusteet ja tarkoitus
Henkilötietoja kerätään Valkeakosken Energian sähköisen asioinnin lomakkeiden kautta lähetettyjen yhteydenottojen käsittelyä sekä palveluiden tarjoamista varten. Yhteydenotot voivat koskea esimerkiksi asiakastietojen päivittämistä, peruuttamisilmoitusta tai vikailmoitusta.
Luettelo kaikista sähköisen asioinnin lomakkeista on osoitteessa https://valkeakoskenenergia.fi/sahkoinen-asiointi/lomakkeet/.
Käsittelyn perusteena on asiakassuhteen ylläpitämiseen ja päättämiseen liittyvät sekä sähkö- ja kaukolämpöverkon toiminnan seurantaan ja vikojen korjauksiin liittyvät Valkeakosken Energia Oy:n oikeutetut edut.
5. Rekisterin tietosisältö ja vaadittavat tiedot
Sivustolla olevien verkkolomakkeiden kautta kerättäviä tietoja ovat yhteydenottajan tiedot: asiakasnumero, käyttäjätunnus, käyttäjänumero, henkilötunnus, nimi/yritys, osoite, postinumero, toimipaikka, puhelinnumero ja sähköpostiosoite, sähkönkäyttöpaikan tunnus ja osoite sekä yhteydenoton aihe.
Lomakkeissa pyydettävät tiedot vaihtelevat lomakekohtaisesti, ja pakolliset tiedot on merkitty tähdellä (*). Mikäli rekisteröity ei toimita pakollisia tietoja, Valkeakosken Energia Oy ei välttämättä voi käsitellä rekisteröidyn yhteydenottoa.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kertyy Valkeakosken Energian sähköisen asioinnin lomakkeiden kautta, joita rekisteröidyt täyttävät itse. Luettelo kaikista sähköisen asioinnin lomakkeista on osoitteessa https://valkeakoskenenergia.fi/sahkoinen-asiointi/lomakkeet/.
7. Tietojen säännönmukaiset siirrot ja luovutukset
Yhteydenottajan tiedot ja yhteydenoton sisältö voidaan toimittaa sellaisille tahoille, joita yhteydenoton mukaisen palvelun tarjoaminen edellyttää. Tällaisia tahoja ovat verkon huoltoon osallistuvat palveluntarjoajat, IT-palveluntarjoajat sekä Valkeakosken Energia Oy:n käyttämät konsultit tai vuokratyöntekijät. Valkeakosken Energia Oy huolehtii sopimuksin siitä, etteivät nämä tahot käsittele henkilötietoja muutoin kuin Valkeakosken Energia Oy:n mukaisia ohjeita ja tätä tietosuojaselostetta noudattaen.
Mikäli lomakerekisteriin tallennettava tieto liittyy suoraan asiakassuhteen hoitamiseen, voidaan se siirtää myös Valkeakosken Energia Oy:n asiakasrekisteriin. Lisätietoja asiakasrekisteristä on saatavilla osoitteesta https://valkeakoskenenergia.fi/rekisterit/asiakastietorekisteri-ja-puhelutallenteet/.
Rekisterissä olevia tietoja ei luovuteta markkinointiin liittyviä tarkoituksia varten, ellei tähän ole erikseen pyydetty ja saatu lupaa yhteydenottajalta.
Henkilötietoja voidaan luovuttaa sähkömarkkinalain säännösten edellyttämällä tavalla muille sähkömarkkinaosapuolille.
8. Henkilötietojen säilytys
Sähköisen asioinnin lomakkeiden kautta kerätyt henkilötiedot säilytetään, kunnes yhteydenotto on käsitelty.
9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Sähköisen asioinnin lomakkeiden kautta kerättyjä henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
10. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteriä säilytetään ja ylläpidetään verkkoympäristössä. Valkeakosken Energia Oy edellyttää henkilöstöltään ja yhteistyökumppaneiltaan sitoutumista henkilötietojen salassapitoon. Heillä on käytössään käyttäjätunnukset ja salasanat.
Palvelinlaitteet on sijoitettu lukittuihin tiloihin, joihin on pääsy vain omalla tai yhteistyökumppaneiden henkilöstöllä. Tietoihin on käyttöoikeus vain Valkeakosken Energia Oy:n palveluksessa olevilla henkilöllä tai sen valtuuttamilla toimijoilla, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut häntä itseään koskevat henkilötiedot ja saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista.
Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia henkilötietojensa korjaamista tai poistamista, jos tiedot ovat virheellisiä, tarpeettomia, puutteellisia tai vanhentuneita.
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa käsittelytoimia, joita Valkeakosken Energia Oy kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Mikäli rekisteröity vastustaa tietojensa käsittelemistä, Valkeakosken Energia Oy ei välttämättä voi käsitellä rekisteröidyn yhteydenottopyyntöä.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia Valkeakosken Energia Oy:tä rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa Valkeakosken Energia Oy:n vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos Valkeakosken Energia Oy ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
Mikä tahansa oikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein.
Edellä mainittuihin rekisteröidyn oikeuksiin liittyvät pyynnöt ovat lähtökohtaisesti maksuttomia ja ne tulee lähettää rekisterinpitäjälle selosteen kohdassa 2. osoitettuja yhteystietoja käyttäen.
12. Muutokset rekisteriselosteeseen
Valkeakosken Energia Oy voi tehdä muutoksia tähän rekisteriselosteeseen, mikäli henkilötietojen käsittelyn tavat tai tarkoitukset muuttuvat. Olennaisista muutoksista voidaan tapauskohtaisesti tiedottaa esimerkiksi Valkeakosken Energia Oy:n verkkosivuilla, mikäli soveltuva lainsäädäntö tätä vaatii. Rekisteriselosteen sisältö kannattaa kuitenkin tarkistaa säännöllisesti.
