VALKEAKOSKEN ENERGIA OY:N TIETOSUOJASELOSTE – TYÖNHAKIJAREKISTERI

Laatimispäivämäärä: 8.5.2018

1. Rekisterinpitäjä

Valkeakosken Energia Oy

Y-tunnus: 1032198-3

Käyntiosoite: Roineenkatu 24, 37600 VALKEAKOSKI

Postiosoite: PL 89, 37601 VALKEAKOSKI

Puhelin: 03 5691 101

Sähköposti: valkeakosken.energia@valkeakoski.fi

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Maaria Isoviita

Talousjohtaja

maaria.isoviita@valkeakoski.fi

Puh.040 335 5507

3. Rekisterin nimi

Valkeakosken Energia Oy:n työnhakijarekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn perusteet ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittely perustuu Valkeakosken Energia Oy:n oikeutettuun etuun käsitellä henkilötietoja rekrytointiprosessin edellyttämällä tavalla Valkeakosken Energia Oy:n ja työnhakijan välisessä asiallisessa yhteydessä. Tietyissä tapauksissa henkilötietojen käsittely on myös tarpeen Valkeakosken Energia Oy:n ja työnhakijan välisen työsopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi ja työsopimuksen toimeen panemiseksi.

Lisäksi Valkeakosken Energia Oy voi kansallisen sääntelyn niin vaatiessa, pyytää työnhakijan suostumuksen tietynlaisten henkilötietojen keräämiseen tai tietyn tyyppiseen henkilötietojen käsittelyyn. Suostumus saatetaan pyytää esimerkiksi soveltuvuusarvioinnin toteuttamiseksi.

Henkilötietoja käsitellään työhakemusten vastaanottamiseen ja käsittelyyn, työnhakijoiden arviointiin ja valintaan, sekä rekrytointiprosessin vaatimien tarpeiden täyttämiseksi. Mikäli työnhakija ei halua luovuttaa tietojaan Valkeakosken Energia Oy:lle, ei häntä välttämättä voida ottaa huomioon rekrytointiprosessissa.

5. Rekisterin tietosisältö

Valkeakosken Energia Oy käsittelee työnhakijoiden henkilö- ja yhteystietoja sekä muita tietoja, jotka ovat tarpeen työnhakijan soveltuvuuden arvioimiseksi haettuun tehtävään:

  • nimi
  • syntymäaika
  • osoite
  • puhelinnumero
  • sähköpostiosoite
  • peruskoulutus- ja tutkinnot suoritusajankohtineen
  • muu suoritettu koulutus
  • erityisosaaminen
  • kielitaito
  • nykyinen ja aikaisemmat tehtävät (työnantaja, tehtävänimike sekä tehtäväkuvaus)
  • suosittelijat
  • muut työnhakijan Valkeakosken Energia Oy:lle luovuttamat tiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot kerätään pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään työhakemuksen ja työhaastattelujen kautta. Rekisteröidyn suostumuksella henkilötietoja voidaan myös kerätä kolmansista lähteistä. Henkilötietoja voidaan myös kerätä rekisteröidyn ilmoittamilta suosittelijoilta.

7. Tietojen säännönmukaiset siirrot ja luovutukset

Valkeakosken Energia Oy ei pääsääntöisesti luovuta tietoja kolmansille osapuolille. Työnhakijaa koskevia henkilötietoja voidaan kuitenkin luovuttaa eri viranomaistahoille heidän lakisääteisten tehtäviensä hoitamista varten. Lisäksi tietoihin voi olla pääsy Valkeakosken Energia Oy:lle henkilöstöhallintoon liittyviä palveluita tuottavilla kolmansilla tahoilla. Valkeakosken Energia Oy huolehtii sopimuksin siitä, etteivät nämä tahot käsittele henkilötietoja muutoin kuin Valkeakosken Energia Oy:n mukaisia ohjeita ja tätä tietosuojaselostetta noudattaen.

Rekisterin tietoja ei luovuteta EU-tai ETA-alueen ulkopuolelle.

8. Henkilötietojen säilytys

Valkeakosken Energia Oy käsittelee työnhakijan henkilötietoja aktiivisesti rekrytointiprosessin aikana. Rekrytointiprosessin päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen Valkeakosken Energia Oy:n oikeuksien ja velvollisuuksien täyttämiseksi ja mahdollisiin vaatimuksiin vastaamiseksi, kuitenkin enintään kaksi vuotta rekrytointipäätöksen tekemisestä.

Rekisteröidyn suostumuksella henkilötietoja voidaan säilyttää myös suostumuksen antamisen yhteydessä ilmoitetun ajan, esimerkiksi tulevia rekrytointiprosesseja varten.

Tiedot siirretään työntekijöiden henkilötietorekisteriin Valkeakosken Energia Oy:n ja työnhakijan tehdessä työsopimuksen.

Henkilötietoja voidaan säilyttää pidemmän aikaa, mikäli tämä on tarpeen Valkeakosken Energia Oy:n lain, asetuksen tai muun viranomaislähteen määräämän velvoitteen täyttämiseksi.

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin tietoja ei siirretä EU-tai ETA:n ulkopuolelle.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekrytointi- ja työhakemusrekisterin tiedot kerätään tietokantoihin, jotka on suojattu palomuurein ja salasanoin. Käyttöoikeudet määrittelee rekisteriasioista vastaava henkilö.

Palvelinlaitteet on sijoitettu lukittuihin tiloihin, joihin on pääsy vain omalla tai yhteistyökumppaneiden henkilöstöllä. Tietoihin on käyttöoikeus vain Valkeakosken Energia Oy:n palveluksessa olevilla henkilöllä tai sen valtuuttamilla toimijoilla, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.

Valkeakosken Energia Oy edellyttää henkilöstöltään ja yhteistyökumppaneilta sitoutumista työntekijöiden henkilötietojen salassapitoon. Tietojärjestelmiin pääsy on mahdollista vain henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Manuaalisessa muodossa olevaa aineistoa säilytetään Valkeakosken Energia Oy:n käytössä olevissa toimitiloissa, jotka on valvottu ulkopuolisilta henkilöiltä.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut häntä itseään koskevat henkilötiedot ja saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista.

Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia henkilötietojensa korjaamista tai poistamista, jos tiedot ovat virheellisiä, tarpeettomia, puutteellisia tai vanhentuneita.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa käsittelytoimia, joita Valkeakosken Energia Oy kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia Valkeakosken Energia Oy:tä rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa Valkeakosken Energia Oy:n vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

Edellä mainittuihin rekisteröidyn oikeuksiin liittyvät pyynnöt ovat lähtökohtaisesti maksuttomia ja ne tulee lähettää rekisterinpitäjälle selosteen kohdassa 2. osoitettuja yhteystietoja käyttäen.

Mikä tahansa oikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos Valkeakosken Energia Oy ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

12. Muutokset rekisteriselosteeseen

Valkeakosken Energia Oy voi tehdä muutoksia tähän rekisteriselosteeseen, mikäli henkilötietojen käsittelyn tavat tai tarkoitukset muuttuvat. Rekisteriselosteen sisältö kannattaa tarkistaa säännöllisesti.