VALKEAKOSKEN ENERGIA OY:N TIETOSUOJASELOSTE – MARKKINOINTIREKISTERI

Laatimispäivämäärä: 8.5.2018

1. Rekisterinpitäjä

Valkeakosken Energia Oy

Y-tunnus: 1032198-3

Käyntiosoite: Roineenkatu 24, 37600 VALKEAKOSKI

Postiosoite: PL 89, 37601 VALKEAKOSKI

Puhelin: 03 5691 101

Sähköposti: valkeakosken.energia@valkeakoski.fi

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Erik Liljeström

Asiakaspalvelupäällikkö

erik.liljestrom@valkeakoski.fi

Puh. 040 335 5560

3. Rekisterin nimi

Valkeakosken Energia Oy:n markkinointirekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn perusteet ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittely perustuu Valkeakosken Energia Oy:n oikeutettuun perusteltuun ja oikeutettuun intressiin viestiä ja markkinoida palveluistaan. Tämän oikeutetun edun mukaisesti henkilötietoja voidaan käyttää Valkeakosken Energia Oy:n markkinointiin, suoramarkkinointiin, mielipide- tai markkinatutkimukseen tai muihin osoitteellisiin lähetyksiin. Tietoja voidaan käyttää myös kampanjoihin liittyvissä kilpailuissa itse kilpailun toteuttamiseen ja mahdollisten palkintojen toimittamiseen.

Valkeakosken Energia Oy:llä on oikeutettu etu käyttää markkinoinnin kautta kertyvää tietoa myös palveluidensa ja viestintänsä kehittämiseen. Käytännössä tällainen henkilötietojen käsittely pitää sisällään markkinoinnissa kertyneiden tietojen ja markkinoinnin vaikutusten analysointia, jonka pohjalta Valkeakosken Energia Oy voi muokata markkinoinnin tai tarjottavien palveluiden sisältöä.

Markkinointia voidaan kohdentaa erilaiseen segmentointiin perustuen. Segmentoinnissa käytettävät luokat voivat perustua rekisteröidyn ikään, asuinalueeseen, aiemmin hankkimiin tuotteisiin tai palveluihin tai muihin aiempiin kontakteihin.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää seuraavia tietoja:

Nimi, ikä tai syntymävuosi, sukupuoli, äidinkieli, puhelinnumerot, sähköpostiosoite ja muu sähköinen osoitetieto, asiakkaan ilmoittamat suoramarkkinoinnin luvat ja -kiellot sekä yksi muu rekisteröityä koskeva tunnistetieto.

Lisäksi rekisteri sisältää tietoa suoritetuista markkinointitoimenpiteistä ja mahdollisesta aiemmasta asiakassuhteesta.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään mm. hänen osallistuessaan Valkeakosken Energia Oy:n markkinointiarpajaisiin tai kilpailuihin. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös Valkeakosken Energia Oy:n asiakasrekisteristä, Väestötietojärjestelmästä, Suomen Asiakastiedon rekisteristä, ASML Suomen asiakkuusmarkkinointiliiton ylläpitämästä kieltorekisteristä sekä muilta luotettavilta tahoilta, kuten viranomaisilta ja markkinointiin liittyviä palveluja tarjoavilta yrityksiltä.

7. Tietojen säännönmukaiset siirrot ja luovutukset

Asiakkaan tiedot voidaan toimittaa sellaisille tahoille, joille Valkeakosken Energia Oy on ulkoistanut markkinoinnin toteuttamiseen liittyviä toimenpiteitä.  Valkeakosken Energia Oy huolehtii sopimuksin siitä, etteivät nämä tahot käsittele henkilötietoja muutoin kuin Valkeakosken Energia Oy:n mukaisia ohjeita ja tätä tietosuojaselostetta noudattaen.

8. Henkilötietojen säilytys

Valkeakosken Energia Oy huolehtii aktiivisin toimenpitein markkinointirekisteriin tallennettujen tietojen ajantasaisuudesta. Valkeakosken Energia säilyttää henkilötietoja markkinointirekisterissä, kunnes rekisteröity kieltää markkinoinnin. Tämän jälkeen rekisterissä voidaan kuitenkin säilyttää edelleen tieto markkinointia koskevasta kiellosta. Tietoja poistetaan myös silloin, kun Valkeakosken Energia Oy saa tiedon siitä, ettei rekisteröity enää asu tai omista kiinteistöä tai asuntoa Valkeakosken Energia Oy:n toiminta-alueella.

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Valkeakosken Energia Oy käyttää suoramarkkinoinnissa ja viestinnässä MailChimp-sähköpostipalvelua. Kyseessä on yhdysvaltalainen yhtiö, jolloin henkilötietoja siirretään palvelun kautta Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Henkilötiedot on kuitenkin suojattu henkilötietolain edellyttämällä tavalla. Lisätietoja on MailChimpin verkkosivuilla (englanniksi).

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Markkinointirekisterin tiedot kerätään tietokantoihin, jotka on suojattu palomuurein, salasanoin sekä muilla teknisillä keinoilla. Tietoihin on käyttöoikeus vain Valkeakosken Energia Oy:n palveluksessa olevilla henkilöillä tai sen valtuuttamilla toimijoilla, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään. Valkeakosken Energia Oy edellyttää henkilöstöltään ja yhteistyökumppaneilta sitoutumista asiakastietojen salassapitoon. Heillä on käytössään käyttäjätunnukset ja salasanat. Manuaalisessa muodossa olevaa aineistoa säilytetään Valkeakosken Energia Oy:n valvotuissa toimitiloissa.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut häntä itseään koskevat henkilötiedot ja saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista.

Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia henkilötietojensa korjaamista tai poistamista, jos tiedot ovat virheellisiä, tarpeettomia, puutteellisia tai vanhentuneita.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa käsittelytoimia, joita Valkeakosken Energia Oy kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia Valkeakosken Energia Oy:tä rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa Valkeakosken Energia Oy:n vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

Edellä mainittuihin rekisteröidyn oikeuksiin liittyvät pyynnöt ovat lähtökohtaisesti maksuttomia ja ne tulee lähettää rekisterinpitäjälle selosteen kohdassa 2. osoitettuja yhteystietoja käyttäen.

Mikä tahansa oikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos Valkeakosken Energia Oy ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

12. Muutokset rekisteriselosteeseen

Valkeakosken Energia Oy voi tehdä muutoksia tähän rekisteriselosteeseen, mikäli henkilötietojen käsittelyn tavat tai tarkoitukset muuttuvat. Olennaisista muutoksista voidaan tapauskohtaisesti tiedottaa esimerkiksi Valkeakosken Energia Oy:n verkkosivuilla tai ne voidaan kommunikoida suoraan rekisteröidyille, mikäli soveltuva lainsäädäntö tätä vaatii. Rekisteriselosteen sisältö kannattaa kuitenkin tarkistaa säännöllisesti.